Udruzi treba red, ne knjigovodstveni program.

Popis članova i uvid u njega

Zakon o udrugama traži da se popis članova vodi elektronički i da bude dostupan na uvid članovima i nadležnim tijelima. Popis mora sadržavati ime i prezime odnosno naziv, OIB, datum rođenja, datum pristupanja, kategoriju članstva ako je statut predviđa i datum prestanka.

Sustav to vodi kao obvezno, a uvid je radnja koja ostavlja trag — tko je i kada gledao popis. To je ujedno odgovor kad član zatraži svoje podatke.

Promjene koje se prijavljuju

Kad skupština izabere novo vodstvo, mijenjaju se osobe ovlaštene za zastupanje i to se prijavljuje u Registar udruga u zakonskom roku. Kako mandati u sustavu imaju datume, promjena vodstva vidi se odmah, s podsjetnikom na rok i s pripremljenim podacima za prijavu.

Skupština, članarina, papiri

• Skupština. Pozvani se izvode iz članstva i sastava tijela; prisutnost se skenira ili upisuje; kvorum i glasanje po točkama; zapisnik izlazi iz sustava.
• Članarina. Pravilo po kategoriji, zaduženja jednom godišnje, uplatnica s pozivom na broj, potvrda članu, popis dužnika bez ručnog uspoređivanja s izvodom.
• Dokumenti. Potvrda o članstvu, odluka o prijemu, ugovor s volonterom, zahvalnica donatoru — iz podataka, s brojem i datumom.
• Volonteri. Ugovor, evidencija sati i potvrda o volontiranju, s godišnjim pregledom.
• Projekti. Prijavljeni natječaji, proračun po stavkama, rate financiranja, troškovi po projektu i izvještaj donatoru.

Treba li maloj udruzi sve ovo?

Udruga bez podružnica ima jednu jedinicu i tri tijela — i sustav tada izgleda upravo tako, bez praznih ekrana za stvari koje nema. Urudžbeni zapisnik može raditi s običnim rednim brojem umjesto klasifikacijskog plana, a financije se ne moraju uključiti dok ne zatrebaju.

Kad udruga naraste, dodaje se sekcija ili podružnica bez seljenja podataka.